doc/C/printing.xml

   1 <sect1 id="sect-printing">
   2   <title>Printing to a Printer or a File.</title>
   3
   4   <para>
   5     The <interface>Print dialog</interface> includes the most important options
   6     related to printing. More detailed options related to printing can be set
   7     in the <interface>Page Setup dialog</interface>, detailed in
   8     <xref linkend="sect-printing-setup" />. Press the
   9     <guibutton>Print</guibutton> to print out the workbook. Press the
  10     <guibutton>Print Preview</guibutton> button to display the
  11     <interface>Print Preview</interface>.
  12   </para>
  13
  14   <important>
  15         <para>
  16         The number of tabs and the content of some of the tabs of the <interface>Print
  17         dialog</interface> depends on the printer model you use. Some of the described
  18         tabs or options may not be available with your printer, especially when
  19         printing to a file.
  20         </para>
  21   </important>
  22
  23  <sect2 id="print-general">
  24   <title>Print General</title>
  25   <figure id="print-workbook-printer-fig">
  26     <title><interface>Print Dialog Printer Tab</interface></title>
  27     <mediaobject>
  28       <imageobject>
  29         <imagedata format="PNG"
  30                    fileref="figures/print-worksheet-printer-general.png" />
  31       </imageobject>
  32     </mediaobject>
  33   </figure>
  34
  35   <para>
  36     Select the preferred <interface>printer</interface> in the upper half of
  37     the tab. Your default printer is already highlighted when you open the
  38     <interface>Printer dialog</interface>. Optionally select the <guilabel>number of
  39     copies</guilabel> and a <guilabel>page range</guilabel> in the lower half of
  40     the dialog. Click on <guibutton>Print</guibutton> to send the document to your
  41     printing system.
  42   </para>
  43
  44   <para>
  45     When printing to a file you may want to change the <guilabel>output name</guilabel>
  46     and <guilabel>folder</guilabel> before printing. You can choose between saving a
  47     <keycap>PostScript</keycap> or a <keycap>PDF</keycap> file.
  48   </para>
  49  </sect2>
  50
  51  <sect2 id="print-page-setup">
  52   <title>Page Setup</title>
  53   <figure id="print-worksheet-page-setup-fig">
  54     <title><interface>Print Dialog Page Setup Tab</interface></title>
  55     <mediaobject>
  56       <imageobject>
  57         <imagedata format="PNG"
  58                    fileref="figures/print-worksheet-page_setup.png" />
  59       </imageobject>
  60     </mediaobject>
  61   </figure>
  62
  63   <para>
  64     In the <guimenuitem>Page Setup</guimenuitem> tab you can choose several options
  65     concerning the layout or the paper. Choose how many sheets shall appear on one
  66     piece of paper, about two-sided printing, limit the printed pages by even or odd
  67     page numbers or the scale in the layout section. Select the <guilabel>paper
  68     type</guilabel> (e.g. preprinted) and the paper source and output tray in the
  69     paper section.
  70     <tip>
  71         <para>
  72         The preview in the lower part of the tab gives you a small hint of how your
  73         printed document will look like.
  74         </para>
  75     </tip>
  76   </para>
  77  </sect2>
  78
  79  <sect2 id="print-print-range">
  80   <title>Print Range</title>
  81   <figure id="print-worksheet-print-range-fig">
  82     <title><interface>Print Dialog Range Tab</interface></title>
  83     <mediaobject>
  84       <imageobject>
  85         <imagedata format="PNG"
  86                    fileref="figures/print-worksheet-print_range.png" />
  87       </imageobject>
  88     </mediaobject>
  89   </figure>
  90
  91   <para>
  92     The <guimenuitem>Print Range</guimenuitem> tab gives you the opportunity to limit
  93     the <guilabel>range</guilabel> of the printed workbook. You may choose between
  94     printing the whole workbook, only the selected or not the selected area or a
  95     defined range of worksheets.
  96   </para>
  97  </sect2>
  98
  99  <sect2 id="print-job">
 100   <title>Print Job</title>
 101   <figure id="print-worksheet-job-fig">
 102     <title><interface>Print Dialog Job Tab</interface></title>
 103     <mediaobject>
 104       <imageobject>
 105         <imagedata format="PNG"
 106                    fileref="figures/print-worksheet-printer-job.png" />
 107       </imageobject>
 108     </mediaobject>
 109   </figure>
 110
 111   <para>
 112     In the <guimenuitem>Job</guimenuitem> tab you may change the <guilabel>priority
 113     </guilabel> or add <guilabel>billing information</guilabel> to the print job. Also
 114     you can choose to add a <guilabel>cover page</guilabel> in front or after the
 115     printed worksheets. Finally you can decide whether your job should be printed
 116     right now or at a defined point in time.
 117
 118     <important>
 119         <para>
 120         Some options may be unavailable due to user restrictions. Ask your local
 121         administrator for further details.
 122         </para>
 123     </important>
 124   </para>
 125  </sect2>
 126
 127  <sect2 id="print-image-quality">
 128   <title>Image Quality</title>
 129   <figure id="print-worksheet-printer-image-quality-fig">
 130     <title><interface>Print Dialog Image Quality Tab</interface></title>
 131     <mediaobject>
 132       <imageobject>
 133         <imagedata format="PNG"
 134                    fileref="figures/print-worksheet-printer-image_quality.png" />
 135       </imageobject>
 136     </mediaobject>
 137   </figure>
 138
 139   <para>
 140     In the <guimenuitem>Image Quality</guimenuitem> tab you can select the
 141     <guilabel>resolution</guilabel> of the printed document depending on your printer.
 142     No more, no less.
 143   </para>
 144  </sect2>
 145
 146  <sect2 id="print-finishing">
 147   <title>Finishing</title>
 148   <figure id="print-worksheet-printer-finishing-fig">
 149     <title><interface>Print Dialog Finishing Tab</interface></title>
 150     <mediaobject>
 151       <imageobject>
 152         <imagedata format="PNG"
 153                    fileref="figures/print-worksheet-printer-finishing.png" />
 154       </imageobject>
 155     </mediaobject>
 156   </figure>
 157
 158   <para>
 159     The <guimenuitem>Finishing</guimenuitem> tab lets decide whether you want
 160     a blank <guilabel>separation sheet</guilabel> after every page, after the whole
 161     job or no separation sheet at all.
 162   </para>
 163  </sect2>
 164
 165  <sect2 id="print-advanced">
 166   <title>Advanced</title>
 167   <figure id="print-worksheet-printer-advanced-example-fig">
 168     <title><interface>Print Dialog Advanced Tab</interface></title>
 169     <mediaobject>
 170       <imageobject>
 171         <imagedata format="PNG"
 172                    fileref="figures/print-worksheet-printer-advanced.png" />
 173       </imageobject>
 174     </mediaobject>
 175   </figure>
 176
 177   <para>
 178     In the <guimenuitem>Advanced</guimenuitem> tab you can change several
 179     options depending on the printer model you use.
 180   </para>
 181  </sect2>
 182 </sect1>
 183
 184
 185
 186 <sect1 id="sect-printing-setup">
 187   <title>Page Setup.</title>
 188   <para>
 189     The <interface>Page Setup Dialog</interface> can be used to
 190     configure various options related to printing out a
 191     workbook. Click on <menuchoice> <guimenu>File Menu</guimenu>
 192     <guimenuitem>Page Setup</guimenuitem> </menuchoice> to activate
 193     the <interface>Page Setup</interface>.
 194   </para>
 195
 196   <tip>
 197     <para>
 198       Remember that at any time you can click on the <guibutton>Print
 199       preview</guibutton> button to see what your document looks like
 200       with your selected options. See the <xref
 201       linkend="sect-printing-preview" />
 202     </para>
 203   </tip>
 204
 205   <para>
 206     Normally the specified settings apply only to the current sheet.
 207     Select another sheet at the bottom of the
 208     <interface>Page Setup Dialog</interface> or select
 209     <guilabel>Apply to all sheets of this workbook</guilabel>. You
 210     can also save your adjustments by activating the <guilabel>save as
 211     default settings</guilabel> flag.
 212   </para>
 213
 214
 215   <sect2 id="print-setup-page">
 216     <title>Page Setup Dialog - Page</title>
 217
 218
 219   <figure id="print-setup-page-fig">
 220     <title><interface>Print Setup Page Tab</interface></title>
 221     <mediaobject>
 222       <imageobject>
 223         <imagedata format="PNG"
 224                    fileref="figures/printing-setup-page.png" />
 225       </imageobject>
 226     </mediaobject>
 227   </figure>
 228
 229     <para>
 230       Change the paper type by clicking the <guibutton>Change Paper Type</guibutton> button.
 231
 232       <figure id="print-setup-page-paper-type-fig">
 233         <title><interface>Print Setup Paper Type dialog</interface></title>
 234         <mediaobject>
 235         <imageobject>
 236           <imagedata format="PNG"
 237                    fileref="figures/printing-setup-page-paper-type.png" />
 238           </imageobject>
 239         </mediaobject>
 240       </figure>
 241       Select the preferred printer or choose Any Printer to see the formats
 242       supported by all printers. Pick a <guilabel>paper size</guilabel> and
 243       <guilabel>page orientation</guilabel> (portrait, landscape or reverse)
 244       to suit the best layout for your document.
 245     </para>
 246
 247     <para>
 248     Specify the required <guilabel>margins</guilabel> of the page. Nothing will
 249     be printed inside these margins, not even page numbers. The margins will be
 250     measured in the same units (millimetres, points or inches) as the paper size.
 251     Change the <guilabel>unit</guilabel> in the paper and layout section to best
 252     fit your needs. You may also specify whether the page is centered <guilabel>
 253     horizontally</guilabel> and/or <guilabel>vertically</guilabel> on the printable
 254     part of the page.
 255     </para>
 256   </sect2>
 257
 258   <sect2 id="print-setup-scale">
 259    <title>Page Setup Dialog - Scale</title>
 260
 261    <figure id="print-setup-scale-fig">
 262     <title><interface>Print Setup Scale Tab</interface></title>
 263     <mediaobject>
 264       <imageobject>
 265         <imagedata format="PNG"
 266                    fileref="figures/printing-setup-scale.png" />
 267       </imageobject>
 268     </mediaobject>
 269    </figure>
 270
 271    <para>
 272    Select the scale applied while printing. You can choose between
 273    <guilabel>no scaling</guilabel>, a <guilabel>fixed scaling</guilabel> or
 274    <guilabel>automatic scaling</guilabel> to fit the workbook to a defined
 275    number of paper sheets.
 276    </para>
 277   </sect2>
 278
 279   <sect2 id="print-setup-dialog-header">
 280     <title>Page Setup Dialog - Headers and Footers</title>
 281
 282    <figure id="print-setup-header">
 283     <title><interface>Print Setup Headers and Footers Tab</interface></title>
 284     <mediaobject>
 285       <imageobject>
 286         <imagedata format="PNG"
 287                    fileref="figures/printing-setup-header.png" />
 288       </imageobject>
 289     </mediaobject>
 290    </figure>
 291
 292    <para>
 293    Select a predefined format for either the header or the footer. You
 294    can define an header or a footer by clicking the <guibutton>Configure</guibutton>
 295    button next to the according drop-down field.
 296    </para>
 297
 298    <figure id="print-setup-header-config">
 299     <title><interface>Print Setup Headers and Footers Configure Dialog</interface></title>
 300     <mediaobject>
 301       <imageobject>
 302         <imagedata format="PNG"
 303                    fileref="figures/printing-setup-header-config.png" />
 304       </imageobject>
 305     </mediaobject>
 306    </figure>
 307
 308    <para>
 309    Headers and footers are divided into left, center and right area. Select
 310    the area you want to change. Insert a user-defined text or just select one
 311    or several of the given options. When selecting <guibutton>time</guibutton>
 312    and/or <guibutton>date</guibutton> you may choose the format by clicking on
 313    the arrow next to the symbol and click on  the preferred option. Beside the
 314    according <guibutton>page</guibutton> number, the number of total <guibutton>
 315    pages</guibutton> and the name of the according worksheet, you may also insert
 316    the <guibutton>file</guibutton> name and/or <guibutton>path</guibutton>.
 317    Finally you can select a defined <guibutton>cell</guibutton> to appear in the
 318    header/footer. Additionally there are a number of special <keycap>opcodes</keycap>
 319    for common options. These are:
 320    </para>
 321
 322     <variablelist>
 323       <varlistentry>
 324         <term>&amp;[TAB]</term>
 325         <listitem>
 326           <para>
 327             Name of the worksheet.
 328           </para>
 329         </listitem>
 330       </varlistentry>
 331       <varlistentry>
 332         <term>&amp;[PAGE]</term>
 333         <listitem>
 334           <para>
 335             Page number in the printing.
 336           </para>
 337         </listitem>
 338       </varlistentry>
 339       <varlistentry>
 340         <term>&amp;[PAGES]</term>
 341         <listitem>
 342           <para>
 343             Total number of pages in the printout.
 344           </para>
 345         </listitem>
 346       </varlistentry>
 347       <varlistentry>
 348         <term>&amp;[DATE]</term>
 349         <listitem>
 350           <para>
 351             Current date in format dd-mmm-yyyy.
 352             The format can be changed by specifying the desired format in the opcode:
 353             <literal>&amp;[DATE:yyyy/mm/dd]</literal>.
 354           </para>
 355         </listitem>
 356       </varlistentry>
 357       <varlistentry>
 358         <term>&amp;[TIME]</term>
 359         <listitem>
 360           <para>
 361             Current time in format hh:mm.
 362             The format can be changed by specifying the desired format in the opcode:
 363             <literal>&amp;[TIME:hh:mm:ss]</literal>.
 364           </para>
 365         </listitem>
 366       </varlistentry>
 367       <varlistentry>
 368         <term>&amp;[FILE]</term>
 369         <listitem>
 370           <para>
 371             The basename of the file. For the file <literal>/home/jdoe/file.gnumeric</literal>,
 372             this opcode prints <literal>file.gnumeric</literal>.
 373           </para>
 374         </listitem>
 375       </varlistentry>
 376       <varlistentry>
 377         <term>&amp;[PATH]</term>
 378         <listitem>
 379           <para>
 380             The path of the file excluding the basename.
 381             For the file <literal>/home/jdoe/file.gnumeric</literal>, this opcode prints
 382             <literal>/home/jdoe/</literal>.
 383           </para>
 384         </listitem>
 385       </varlistentry>
 386       <varlistentry>
 387         <term>&amp;[CELL:$A$1]</term>
 388         <listitem>
 389           <para>
 390             The content of the cell <literal>$A$1</literal> on the sheet being printed. Instead of  <literal>$A$1</literal> any other absolutely addressed cell may be used.
 391           </para>
 392         </listitem>
 393       </varlistentry>
 394       <varlistentry>
 395         <term>&amp;[CELL:A1]</term>
 396         <listitem>
 397           <para>
 398             The content of the top left cell on the current page. Instead of  <literal>A1</literal> any other relative cell address may be used. This relative address is interpreted with respect to the top left cell on the current page. Any repeating rows or columns are ignored.
 399           </para>
 400         </listitem>
 401       </varlistentry>
 402       <varlistentry>
 403         <term>&amp;[CELL:rep|A1]</term>
 404         <listitem>
 405           <para>
 406             The content of the top left cell on the current page. Instead of  <literal>A1</literal> any other relative cell address may be used. This relative address is interpreted with respect to the top left cell on the current page. Repeating rows or columns are not ignored. So if the top left cell is in a repeating row or column then the relative address is interpreted with respect to that cell.
 407           </para>
 408         </listitem>
 409       </varlistentry>
 410     </variablelist>
 411
 412    <tip>
 413     <title>TIP</title>
 414     <para>
 415     You can choose the font in which the header and footer is printed by
 416     selecting a default header/footer font in the preferences (see in <xref
 417     linkend="sect-configuration-preferences" />).
 418     </para>
 419    </tip>
 420
 421    <tip>
 422     <title>TIP</title>
 423     <para>
 424     Double clicking on the header or footer preview will quickly
 425     allow you to customize that header or footer.
 426     </para>
 427    </tip>
 428   </sect2>
 429
 430   <sect2 id="print-setup-dialog-printarea">
 431    <title>Page Setup Dialog - Print Area</title>
 432
 433    <figure id="print-setup-printarea">
 434     <title><interface>Print Setup Print Area Tab</interface></title>
 435     <mediaobject>
 436       <imageobject>
 437         <imagedata format="PNG"
 438                    fileref="figures/printing-setup-printarea.png" />
 439       </imageobject>
 440     </mediaobject>
 441    </figure>
 442    <para>
 443    You can select rows or columns to be printed on every page of
 444    the output. This is commonly used for printing column or row
 445    names. To enable this, enter the range of cells to be
 446    repeated in <guilabel>Rows to repeat...</guilabel> or
 447    <guilabel>Columns to repeat...</guilabel> field. Instead of
 448    entering them manually, you can also select columns or rows to
 449    be repeated using the mouse.
 450    </para>
 451
 452    <warning>
 453     <title>WARNING</title>
 454     <para>
 455     Note that the rows and columns must be entered as ranges.
 456     That is, if you want to have first row repeated, you
 457     must enter <literal>1:1</literal>, not just
 458     <literal>1</literal>. Similarly, to have column
 459     <literal>A</literal> repeated, you must enter
 460     <literal>A:A</literal>.
 461     </para>
 462    </warning>
 463
 464   </sect2>
 465
 466   <sect2 id="print-setup-dialog-sheet">
 467     <title>Page Setup Dialog - Sheet</title>
 468
 469     <figure id="print-setup-sheet">
 470       <title><interface>Print Setup Sheet Tab</interface></title>
 471     <mediaobject>
 472       <imageobject>
 473         <imagedata format="PNG"
 474                    fileref="figures/printing-setup-sheet.png" />
 475       </imageobject>
 476     </mediaobject>
 477    </figure>
 478
 479    <para>
 480    Select <guilabel>Grid lines</guilabel> to print the cell
 481    grid lines with your document. Unselect the button to hide
 482    the grid lines from your print output.
 483    </para>
 484
 485    <para>
 486    Select <guilabel>Black and white</guilabel> to convert the
 487    colours in your document to a greyscale range.
 488    </para>
 489
 490    <para>
 491    Select <guilabel>Do not print with all sheets</guilabel> if you
 492    want to avoid printing this sheet whenever you choose to print
 493    <guilabel>all sheets</guilabel>. If this item is checked then
 494    this sheet will only be printed as the active sheet or as part
 495    of a range of sheets.
 496    This is useful if you have a non-hidden sheet that contains only
 497    auxillary information and should normally not be printed.
 498     </para>
 499
 500    <para>
 501    Select <guilabel>Row and column headings</guilabel> to
 502    print the row and column headings (1,2,3,... and A,B,C,...).
 503    </para>
 504
 505    <para>
 506    Select <guilabel>Styles with no content</guilabel> to
 507    ensure cells with style changes will be printed, even if
 508    they are empty. For example, if you have a number of cells
 509    with the background color changed but no data in them, you
 510    can select this option to ensure they are in the printed
 511    output.
 512    </para>
 513
 514    <para>
 515      The <guilabel>Errors</guilabel> selection box allows you to
 516      choose how to print error values:
 517     <variablelist>
 518       <varlistentry>
 519         <term>Print as displayed</term>
 520         <listitem>
 521           <para>
 522             Every error value is printed just as shown on the worksheet.
 523           </para>
 524         </listitem>
 525       </varlistentry>
 526       <varlistentry>
 527         <term>Print as spaces</term>
 528         <listitem>
 529           <para>
 530             No error values are printed.
 531           </para>
 532         </listitem>
 533       </varlistentry>
 534       <varlistentry>
 535         <term>Print as dashes</term>
 536         <listitem>
 537           <para>
 538             Every error value is replaced by two m-dashes (separated
 539             by a thin space): "&#x2014;&#x200a;&#x2014;".
 540           </para>
 541         </listitem>
 542       </varlistentry>
 543       <varlistentry>
 544         <term>Print as NA</term>
 545         <listitem>
 546           <para>
 547             Every error value is printed as an #N/A error.
 548           </para>
 549         </listitem>
 550       </varlistentry>
 551     </variablelist>
 552    </para>
 553
 554    <para>
 555    Finally you can decide about the direction in which the
 556    workbook will be printed (Down, then right or Right, then
 557    down).
 558    </para>
 559   </sect2>
 560 </sect1>
 561
 562
 563 <sect1 id="sect-printing-preview">
 564   <title>Print Preview</title>
 565
 566   <para>
 567     The <interface>Print Preview Dialog</interface> is used to display
 568     what the printed output will look like. The <interface>Print Preview
 569     dialog</interface> can be used to check whether you have the desired
 570     formatting and layout before you print out the workbook.
 571     <application>Evince</application> is set up to be the default viewer.
 572   </para>
 573
 574   <sect2 id="print-preview-customizing">
 575    <title>Customizing the preview application</title>
 576
 577    <para>
 578    You may change the default preview application by editing your
 579    presets for GTK. Open the file .gtkrc-<replaceable>your GTK version</replaceable>
 580    and add a line in the format
 581    <command>gtk-print-preview-command="<replaceable>command to your preferred
 582    viewer</replaceable>"</command>.
 583
 584   <warning>
 585    <para>
 586     Please make sure you have only one line defining your preview application.
 587    </para>
 588   </warning>
 589
 590   <tip>
 591    <para>
 592     It is strongly recommended to use <application>Evince</application> as the
 593     default viewer. A convincing argument is that <application>Evince</application>
 594     deletes the preview file after closing the viewer.
 595    </para>
 596   </tip>
 597   </para>
 598  </sect2>
 599 </sect1>